Tot és FÀCIL

Ja fa temps que volia fer un apunt sobre aquest tema, però mai trobava el moment i crec que aquest ja ha arribat. Vull deixar constància aquí del meu PFC i del meu projecte personal més important.

Context

Sóc monitor d’un esplai des de fa molts anys i membre d’aquest des del seus inicis. Quan vaig entrar a formar part de l’equip de monitors me’n vaig adonar que la gestió d’un esplai és molt complexa, arribant al punt d’apropar-se molt a la gestió d’una petita empresa i que en el nostre cas en particular aquesta no es duia gaire bé: es perdien papers, les inscripcions dels nens es perdien any rere any, els llistats mai estaven actualitzats, etc. La cosa feia pinta de que petaria un dia o un altre. Tard o d’hora es perdrien dades, si és que no se’n perdien ja en aquells moments, les comptes bancàries no quadrarien, la comunicació es perdria, etc.

L’inici de la idea. Primeres aproximacions

Al cap d’un temps vaig passar a ser el secretari de l’entitat i vaig començar a dur la gestió amb fulls de càlcul i alguna base de dades petita per poder crear llistats i demés (una cosa molt bàsica). La cosa va millorar una mica, però encara fallaven moltes coses i calia donar un pas molt més gran.

Val a dir, que un altre monitor de l’esplai ja havia intentat fer una aplicació per a dur la gestió de l’esplai, però com passa molt sovint amb aquests projectes, mai es dugué a la pràctica (mai acabà de funcionar). Aquest monitor creà com a PFC un petit sistema de gestió per un esplai amb la següent arquitectura:

• Sistema centralitzat.
• Tecnologia propietària i desfasada.
• Sistema no ampliable.

Tot això xocava molt amb el model d’una entitat sense ànim de lucre pels següents motius:

• Sovint una entitat no té un local propi 100% segur per poder tenir un ordinador amb totes les seves dades (si és que es pot costejar un ordinador, clar). De la mateixa forma, es necessita una flexibilitat per tal de consultar i modificar les dades des de casa o des de fora de l’associació.
• Una entitat sense ànim de lucre no es pot costejar les llicències de programari privatiu per poder gestionar-se. No té gaire sentit gastar-se part de la seva subvenció en llicències de programari (pressupost per sistemes d’informació 0€).
• Cal que el sistema es pugui ampliar davant de la necessitat de noves funcionalitats.

Total que no tenia sentit d’invertir hores en intentar fer funcionar aquest sistema ja que no seguia cap de les idees bàsiques d’una associació d’aquest tipus. Calia fer una cosa nova i sobretot, novedosa.

Mentrestant jo anava avançant en la meva carrera (sóc enginyer informàtic per la UPC des del juliol del 2006). A mesura que anava aprenent coses veia que tot es podia anar aplicant al meu esplai: bases de dades, gestió integral, correu electrònic, etc. Poc a poc, dins del meu cap s’anava creant una aplicació que tard o d’hora havia de plasmar a la realitat. Aquest moment arribà a finals del 2005: l’oportunitat de plasmar-ho en el projecte final de carrera se’m presentava davant mateix.

Arriba el moment de la veritat: el PFC

En aquell precís moment, vaig anar a xerrar amb la meva tutora i li vaig presentar la idea: una plataforma integral bassada en programari lliure per a gestionar associacions sense ànim de lucre. En un primer moment, ella pensà que això no era pas una matèria per un projecte final de carrera per a una enginyeria, ja que es pensava que el que volia fer era una simple pàgina web. Mica en mica, quan li vaig anar exposant tots els temes rellevants, i després de diverses reunions, va passar de creure que no era adient, a dir-me que era una gran oportunitat per tal de donar sortida a unes necessitats que ara mateix no es podien dur a terme amb cap producte del mercat. Així que em vaig posar a treballar de debò.

Quan vaig exposar la idea als membres del meu esplai tots varen esclatar en alegries, mostres de suport i d’ajuda en tots els termes. Igualment, altres entitats del meu poble també s’hi varen interessar, i gràcies a l’ajuda, dedicació i implicació de tots, el projecte es va poder tirar endavant. Mica en mica, vaig fer l’estudi de processos, l’estudi de mercat i tot el procés de creació de programari estàndard, documentant-ho tot de forma extensa per tal que d’altres associacions o altres persones interessades en com s’ha de crear un nou producte se’n puguin aprofitar.

Després de l’estudi es veié, que a part de crear un sistema de gestió per l’esplai, també es crearia una web per tal de millorar la comunicació amb el món exterior i unes llistes de correu per tal d’agilitzar la comunicació entre monitors. A més a més de tot això, es volia aprofitar el moment per tal de donar sortida a funcionalitats que fins el moment no es podien dur a terme per temes de complexitat i temps. Així que el projecte no fou només d’automatització, sinó també d’innovació.

Al final, del projecte, i després de més d’un any de treball, la cosa semblà que agradà a tot el tribunal del projecte i vaig acabar la carrera amb una sensació d’haver fet una aportació a la meva entitat i a la comunitat d’associacions en l’àmbit de la seva gestió integral.

La meva entrada definitiva al món del programari lliure

Des d’un inici ja vaig preveure que l’aplicació havia d’estar construïda al 100% amb programari lliure: llenguatge PHP, sistema gestor de base de dades MySQL, entre d’altres; però el que no m’havia plantejat fins llavors era de crear-la també amb eines lliures.

Fins llavors, els meus contactes amb els sistemes lliures havien estat merament acadèmics i poca cosa més. En aquells moments tenia instal·lada una Ubuntu, però la compartia amb el finestres, cosa que ocasionava que no l’utilitzés gaire. Ja feia temps que volia donar el pas, però mai trobava la oportunitat, així que vaig agafar l’”excusa” del projecte per a tirar pel dret i començara a usar programari lliure al 100% per totes les meves tasques. Així que vaig agafar la meva Ubuntu, vaig esborrar-me el disc dur i vaig instal·lar-la i configurar-la per començar a fer-la servir, tant per usos acadèmics com per usos personals. Com tots, els primers dies anava una mica perdut, però poc a poc, la cosa anà cap a millor i vaig acabar fent-me un gran defensor d’aquesta distribució (però això no ve al cas en aquest apunt).

A més de tot això, també em vaig introduir en el fabulós món de LaTeX per a fer la documentació. Només dir un parell de coses al respecte d’aquesta tecnologia: flipant. Si puc, més endavant ja faré un apunt sobre aquest tema també, ja que ara tampoc ve gaire al tema.

El resultat final

El sistema en si consta de diferents parts:

• Un sistema per dur la gestió de tot l’esplai, permetent inscripcions dels nens, llistats en diferents formats, gestió de monitors, etc.
• Una pàgina web per mostrar la nostra entitat a tot el món, oferint notícies als pares, fotografies de les activitats, etc.
• Un gestor de continguts per poder gestionar tota la web
• Diferents llistes de correu per tal d’agilitzar la comunicació entre monitors i entre pares i monitors

Tot basat en web per tal que tothom hi pugui accedir còmodament des de casa, agilitzant així el seu ús i facilitant l’accés a aquest.

Actualment, i després d’un any de funcionament, el sistema no para de créixer i ja conta amb molts usuaris, un gran ús i amb un pla de futur força ampli.

Per tothom que li interessi, deixo tot seguit un parell de captures de pantalla del sistema i també uns enllaços tant a la presentació, com a la memòria del projecte.

Captura de la pàgina web de l’esplai

Captura del formular d’alta d’un nen del sistema de gestió

Captura del llistat de nens del sistema de gestió